Levando o bom senso em consideração, a reunião de condomínio pode ser mais dinâmica e menos maçante para os condôminos presentes.
Desde a eleição do síndico e aprovações de obras, até alterações nas regras de um condomínio, todas as decisões importantes são tomadas em grupo, numa assembleia. Levando em consideração que a maioria delas são determinadas por meio do voto, como proceder diante da baixa frequência – média de 20% dos condôminos?
Seja por causa da rotina desgastante, do horário daquele filme na TV ou até por terem passado por experiências anteriores estressantes, com brigas em grupo, a maioria das pessoas evita ir às reuniões de condomínio.
A parte complicada nisso tudo é que, uma vez que algo é decidido durante uma assembleia, são raras as chances de uma mudança posterior na decisão. Afinal de contas, a reunião serve para isso.
Seria necessário uma mudança para jogar fora as lembranças traumáticas de reuniões cheias de brigas, com hora para entrar mas sem aparente intenção de terminar. Na conjunção dos esforços, cabem algumas decisões aos moradores, entre elas, comparecer sim aos encontros, participando e votando, mantendo a educação e a calma e, é claro, não levar assuntos de fora da pauta.
Para os administradores ou síndicos, é um pouco mais complicado este gerenciamento. Destacamos algumas regras básicas que podem facilitar o acontecimento e gerar mais presença nessas reuniões:
1. Convocar assembleias regularmente, de pouca duração.
2. Divulgar com antecedência e repetidamente as datas e horários – que sejam razoáveis para todos.
3. Elaborar pautas curtas e mediar para que sejam assim também as discussões.
4. Estabelecer um horário limite para o fim da reunião.
5. Montar um grupo para realizar tarefas mais complexas.
6. Convidar profissionais para assuntos técnicos para a reunião.
Para finalizar, é recomendável oferecer algum lanche para os condôminos, já que muitos chegam na reunião direto do trabalho.